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CTCのテレワーク

ctcのテレワーク

Teamsを
コミュニケーションハブとして活用
ここまではデバイスや通信環境などのハードウェア面の話を中心にしてきました。続いて実際の業務やマネジメントに必要な「業務ツール」や「コミュニケーションツール」の導入・活用の話に移ります。まず、コミュニケーションツールの中心となるのがMicrosoftのコラボレーションツール「Teams」です。

「チャットやビデオ会議、ファイル共有機能を持ち、ExcelやOutlookなど他のMicrosoft製品との連携もスムーズです。社員間のコミュニケーションや業務管理、会議、情報共有、さらにモチベーション向上施策の実施などTeamsがさまざまな仕事と人、人同士のハブとして機能しています」(澤田)

前述のリモート環境でのコミュニケーションの取りづらさは、Teamsの手軽さを生かしてチャットやリモート会議をフル活用して情報のやり取りを密にすることで補完しました。共有されたファイルは参加者からの一斉書き込みができるので、従来のホワイトボード的な使い方も可能です。また、オフラインで行われているいわゆる「もくもく会」をオンラインで実施することで、リモートでもつながりを意識しながら業務を進めています。このようにTeamsを中心として据えて、まるで社内にいるようなコミュニケーション環境を整えることを目指しました。勤怠に関しては、PCのログや入退室ログを確認し、業務開始・終了連絡をTeamsで行うなどして状況を把握。さらに状況に応じて各分野の専門ツールを活用・連携することで、Teamsでは不足する機能を補っています。
「Teamsは使い勝手が良い反面、データやファイルの整理が苦手。そのため、データ管理などは専用ツールの『Box』を活用しています。例えば共同編集後のファイルを予め作成したプロジェクト向けフォルダーに保存することで、プロジェクトメンバーのみに開示でき、かつ履歴も管理してくれます。Teamsの場合はデータファイルが投稿順に表示されるだけなので、履歴管理もできませんし、更新を繰り返すうちにどれが最新版か判別しづらくなります」(加藤)
毎日200件以上の
リモート会議がどこかで
開催、テレワークが当たり前に
Teamsの活用状況を表すデータを見ると、本格的にテレワーク移行した4月以降チャット数が増加し、反対にメール数が減少傾向にあります。チャットベースでのコミュニケーションに移りつつあることが伺えます。またTeamsでの会議数が4月から6月の3か月間で13,000件。1か月20日稼働とすると”毎日200件以上”どこかでTeamsでの会議が行われていることになります。

「Teamsだとテレワークの際でも気軽にコミュニケーションがとれます。それ故にチャット数が異常に増えすぎて深夜までやり取りが続くなど、一時期”Teams疲れ”と呼ばれる現象が発生しました。その後、あまり関係のないメンバーをグループに入れないようにしたり、夜中には投稿しないようにしたりするなど、暗黙のルールを自律的に作り上げることでTeams疲れを解消。本来のコミュニケーションハブとしての機能を無理なく活用できるようになりました。緊急事態宣言解除後の現在でもTeamsでのコミュニケーションが当たり前になってきており、会議メンバーが全員社内に居てもTeamsで会議することが今では珍しくありません」(加藤)

テレワークの際には社内だけではなく、お客さまや協力会社などとのコミュニケーションやアクセスも課題になります。

「テレワークを進めたいが外部からの電話に対応するために輪番制で出社しなければならない、というケースもあります。弊社ではクラウド上の仮想PBXを活用して、グループ代表電話などをグループメンバーのスマートフォンに転送することで出社の必要性をなくしました。このクラウドフォンを活用することで、グループメンバーの全員が通常の代表電話と同様に自宅で外部からの電話に応答することができます。また、複数人に一斉転送できるため、特定の社員に負荷が集中するということもありません。」(加藤)
PCとスマホさえあれば、在宅でも社内と同様のパフォーマンスを発揮!
PCとスマホさえあれば、在宅でも
社内と同様のパフォーマンスを発揮!
「とりあえずテレワーク」から
「しっかりテレワーク」へ!
新型コロナウイルス感染症拡大は、人々の生活や企業の活動に対して大きな影響を及ぼしました。そのような状況において私たちが気付かされたことの1つが「私たちの働き方は今のままでいいのだろうか?」ということでした。

「移動や出社ができない」「人と接触できない」という制限がある中で、弊社を含む多くの企業がテレワークへ移行。従業員の安全とクラスター発生を防ぐための「隔離テレワーク」の段階から、在宅ワークに必要な最低限の設備を整備し、在宅での業務を可能にした現在の「とりあえずテレワーク」の段階まで何とか環境整備することができました。

今回の強制的なテレワークへの移行によって、環境さえ整えば従来の働き方よりも快適で効率的であることに気付きました。また、テレワークは感染症拡大の防止という意味の他にも、育児や介護などで外出に制限がある人材に活躍できる場を提供でき、場所や時間に囚われない新しいワークスタイルを生み出す可能性を秘めています。

「従来の働き方と比較してより高い生産性を発揮できるテレワークの完成形を弊社では『しっかりテレワーク』として位置付け、その実現に向けて今進もうとしています」(加藤)

企業が認識しているテレワークの主な課題は「労務管理」「業務進捗管理」「コミュニケーション」「セキュリティ」の4点。これらの課題をクリアし、さらに弊社が今回経験したさまざまな事象やそこから得た知見を共有・活用することで、お客さまの「しっかりテレワーク」実現にも貢献してまいります。
隔離テレワークからしっかりテレワークへ
隔離を目的。在宅日は業務が困難なため、生産性大幅低下。長期化すると業務継続にも問題発生。
在宅ワークに必要な最低限の設備を提供した状態。在宅でも業務は可能であるが、業務成果が把握できない。セキュリティ面でも不安やウイルス被害のリスクもある。
在宅ワークでもオフィス以上の生産性を発揮でき、成果の可視化やセキュリティ対策もほどこされたテレワークの完成形。維持するためにはある程度の費用が必要。

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